RGPD : Quelles données collecter et sous quelles conditions ?

Si vous avez une boutique en ligne, vous savez que la législation sur la protection de la vie privée (RGPD) est très importante et stricte en Europe. Quelles données pouvez-vous marquer comme champ obligatoire ? Et que n'êtes-vous pas autorisé à demander à votre client ? c'est parti !

La loi sur la protection des données - Définition 

Le RGPD impose de nouvelles obligations aux entreprises qui collectent et traitent des données personnelles. Si vous ne respectez pas ces règles, vous vous exposez à des sanctions financières importantes. Mais au-delà des sanctions, le non-respect du RGPD peut également ternir votre réputation et nuire à la confiance de vos clients.

Pour se conformer au RGPD, les entreprises doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurité des données, informer les personnes concernées de leurs droits et leur permettre d'exercer ces droits.

Que signifie "données personnelles" ?

Qu'appelle-t-on une donnée personnelle ? Il s'agit de toute information permettant de vous identifier, que ce soit directement ou indirectement, tels que votre nom, adresse ou adresse e-mail.

Il existe deux catégories de données personnelles : les données ordinaires et les données sensibles.

Les données ordinaires incluent des éléments tels que votre nom, adresse, adresse e-mail, âge, sexe, et même votre adresse IP. Ces informations révèlent des aspects personnels vous concernant et permettent votre identification.

Quant aux données sensibles, elles englobent des informations délicates comme votre religion, état de santé, mais également des caractéristiques physiques telles que votre origine ethnique.

En principe, la collecte et le traitement de données personnelles spéciales sont légalement interdits, sauf exceptions. Nous approfondirons ce sujet ultérieurement.

Dans quel but collectez-vous des données à caractère personnel ?

En tant que gestionnaire d'un site web, vous êtes amené à collecter des données personnelles lorsqu'un utilisateur passe une commande, s'abonne à une newsletter ou participe à une enquête. De même, si vous avez des employés et que vous collectez des informations les concernant, vous êtes donc responsable du traitement d'un grand nombre de données personnelles.

Ainsi, il est essentiel de respecter les principes de protection des données lors de leur traitement. Le RGPD énonce les 7 principes fondamentaux à suivre pour le traitement des données personnelles, tout manquement constituant une violation du règlement.

Parmi ces principes, on retrouve l'exigence de collecter et traiter les données de manière licite, loyale et transparente, en informant clairement les personnes concernées sur l'utilisation de leurs données. Il est également primordial de limiter l'utilisation des données à des finalités précises, légales et légitimes, ainsi que de minimiser les données collectées pour ne traiter que celles pertinentes pour le service offert.

De plus, la précision des données traitées, la limitation de leur conservation, l'intégrité et la confidentialité des informations, ainsi que la responsabilité de toutes les entités traitant des données personnelles sont des aspects essentiels à respecter dans le cadre de la protection des données.

Pourquoi la législation relative aux données personnelles est-elle si importante ?

La législation sur la protection de la vie privée vise à donner aux individus le pouvoir de contrôler leurs informations et de décider qui y a accès.

Si vous avez suivi l'affaire des prestations sociales aux Pays-Bas, vous comprenez pourquoi les données spéciales sont si délicates et pourquoi il est interdit de les manipuler. Des milliers de parents néerlandais ont malheureusement été injustement accusés de fraude aux allocations familiales. Selon le rapport de l'Autorité néerlandaise chargée de protéger les données personnelles, le traitement de la nationalité des demandeurs de prestations de garde d'enfants par l'Administration fiscale et douanière a enfreint la loi, notamment en ce qui concerne le traitement des nationalités (doubles) des demandeurs. Cette affaire a eu des conséquences dramatiques pour le gouvernement néerlandais.

Quelles informations pouvez-vous recueillir ?

Certaines informations peuvent ne pas être demandées, tandis que d'autres sont légalement obligatoires ou doivent être demandées.

Si vous créez un bon de commande, la première question que vous devez vous poser est la suivante : de quelles informations ai-je besoin pour pouvoir exécuter la commande ? Il s'agit du nom, de l'adresse et de l'adresse e-mail.

Quand êtes-vous autorisé à traiter des données à caractère personnel ?

La loi encadre strictement la collecte de données personnelles. Vous êtes autorisé à collecter ces données si :

• La personne concernée a donné son consentement explicite (par exemple, en cochant une case).
• Les données sont nécessaires pour exécuter un contrat (par exemple, votre nom et adresse pour livrer une commande).
• Vous avez un intérêt légitime (par exemple, pour améliorer votre service client).
• La loi vous y oblige (par exemple, pour la comptabilité).
  
  

Quelles sont les conditions de consentement ?

Pour que vos clients vous accordent leur confiance, il est essentiel d'obtenir leur consentement de manière claire et transparente. Expliquez-leur simplement pourquoi vous avez besoin de leurs données et comment vous allez les utiliser.

Bon à savoir : vous ne pouvez pas forcer quelqu'un à s'inscrire à votre newsletter. Mais vous pouvez le tenter avec un petit cadeau : une réduction, un échantillon gratuit... C'est ce qu'on appelle le "win-win" !

Quelles sanctions en cas de non-respect ?

En cas de non-respect des dispositions du RGPD et de violation des règles de protection des données, la CNIL peut prononcer des sanctions à l'encontre de votre entreprise. Ces mesures peuvent avoir des répercussions significatives et nuire à la réputation de votre commerce en ligne.

La sécurité des données personnelles est un enjeu majeur dans notre société, et le non-respect des règles de protection des données peut entraîner les conséquences et sanctions suivantes :

• Mise en conformité ou limitation temporaire ou définitive du traitement des données
• Suspension des flux de données
• Rappel à l'ordre
• Amende administrative pouvant atteindre jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial de l'entreprise

Cette liste souligne l'importance de prendre soin des données personnelles de vos clients et d'y investir du temps et des ressources. Vos clients vous en seront reconnaissants par leur fidélité et leur confiance !

Conclusion

Le RGPD vise à protéger les individus, et en tant qu'entreprise, il est essentiel de réfléchir attentivement : est-il légitime de collecter et de traiter ces données ? Il est primordial que le consentement soit donné de manière éclairée. Même si le RGPD le permet, il est judicieux de se questionner sur l'éthique de la demande de certaines données aux clients. Que ce soit dans le cadre d'une enquête ou de la création d'un bon de commande, interrogez-vous sur la réelle nécessité de collecter des données personnelles, surtout si elles sont sensibles...