Smart Working - Comment travailler efficacement depuis chez vous ?

Dans certain contexte, comme la crise du coronavirus que nous traversons, le “travail intelligent” ou smart working peut être la solution pour continuer vos activités professionnelles et rester productif. Continuez votre lecture pour découvrir tout ce qu'il faut savoir sur le smart working et nos astuces pour rester efficace.

Le monde professionnel moderne devient de plus en plus flexible et numérique. C’est pourquoi le smart working joue déjà un rôle important dans la vie de nombreux de travailleurs.

Pour certains, le télétravail fait déjà partie de leur vie professionnelle. Pour d'autres, c’est une solution inévitable et soudaine résultant de l'épidémie du coronavirus qui nous oblige à rester à la maison.

D'une manière ou d'une autre, derrière le télétravail, se cache de nombreuses possibilités, comme un espace de travail totalement personnalisable en fonction de vos besoins et vos idées. Beaucoup de gens pensent que vous pourriez même gagner plus d’argent par jour en travaillant à domicile.

Mais pour atteindre ce niveau de productivité, il faut un certain degré de discipline, d'organisation et de transparence.

Sommaire :

• 1 - Aménagement et équipement
  
  Créer un lieu de travail approprié
  Les outils dont vous aurez besoin
  
  
• 2- Organisation du travail et communication en équipe
  
  Comment structurer vos journées ?
  Comment communiquer avec votre équipe ?
  
  
• 3- Atteindre des objectifs et travailler sans distractions
  
  Comment travailler efficacement ?
  Comment travailler sans être distrait ?
  
  
• 4- Le bien-être mental et physique
  
  La posture correcte
  Comment séparer vie privée et vie professionnelle
  
  
• 5- Trois outils dont vous aurez besoin

Le smart working, c'est quoi ? Avant de commencer, nous préciserons brièvement la différence entre le télétravail et le smart working. Dans les deux cas, l’intention est de travailler en dehors du bureau, mais :

• Le télétravail ou le "home office" signifie une journée de travail "classique" avec un lieu (le domicile du travailleur) et des horaires fixes.
  
  
• Par contre, le "smart working" est une façon de travailler qui s’adapte aux besoins de l’employé. Le smart working n'a pas de contraintes de lieu ou de temps ; le critère de mesure des performances est basé sur les objectifs atteints par l’employé.

Actuellement, le smart working est une expression qui revient souvent dans les média lorsque l’on souhaite savoir comment travailler efficacement malgré les restrictions liées au coronavirus.

Dans cet article, nous vous donnerons des conseils qui s'appliquent à la fois au smart working et au télétravail.

1- Aménagement et équipement

Pour que votre smart working soit le plus efficace possible, il est essentiel de réfléchir où et comment vous voulez travailler avant de commencer le télétravail.

L’emplacement idéal

Le premier point important pour travailler efficacement depuis chez vous est de trouver l’endroit idéal dans votre maison. L'environnement dans lequel vous choisissez de travailler sera l’aspect principal de votre productivité.

La meilleure option est évidemment d’avoir votre propre espace où vous pouvez vous retirer en fermant la porte derrière vous. Mais tout le monde n'a pas une pièce à part pouvant servir de bureau. Si c'est votre cas, choisissez un endroit comprenant les caractéristiques suivantes :

• calme et où l'on n'entend que peu de bruits extérieurs durant la journée
• à proximité du routeur Internet pour assurer une connexion rapide
• à proximité d'une source de lumière naturelle

Si possible, choisissez un endroit à proximité d'une fenêtre. La lumière naturelle est importante pour la productivité et la motivation. Elle contribue également à garder le moral, à réduire le stress et à nous maintenir éveillés.

Évitez d'avoir la fenêtre derrière vous à cause des reflets gênants sur l'écran, mais évitez également de l'avoir devant vous : le contraste de luminosité entre l'environnement extérieur et l'écran peut provoquer des maux de tête. Idéalement, le lieu de travail se trouve à côté de la fenêtre.

Choisissez une pièce avec vue sur le jardin ou une rue calme plutôt qu'une chambre proche d'une rue très fréquentée pour éviter les distractions et les bruits de circulation.

Enfin, peu importe la taille de l'espace dans lequel vous choisissez de travailler. Si l’espace est très limitée, vous pouvez essayer de déplacer votre bureau et d'y ajouter des étagères pour disposer d'une plus grande surface de travail.

Choisissez des meubles confortables

Une simple table et une chaise de cuisine ne constituent pas un espace de travail approprié ! Une posture correcte est importante pour éviter les problèmes de dos et les maux de tête.

N’achetez pas de mobilier pour aménager votre espace de télétravail en raison de son prix attractif. Mieux vaut investir dans du mobilier de qualité qui vous assurera confort et préservera votre santé. Pour cela et afin de faire le bon choix, celui qui vous conviendra, consultez les avis clients les concernant. 

Dans l’idéal, votre chaise devrait avoir des accoudoirs. La hauteur et la rigidité du dossier doivent être personnalisables afin de soutenir parfaitement votre colonne vertébrale. 

De même, votre bureau devrait être réglable en hauteur voire même vous offrir la possibilité de travailler debout. Il existe des plateaux relevables pour ordinateurs à simplement poser sur votre bureau. . 

Vous pouvez également envisager un repose-pieds et un repose-poignet pouvant aider à soulager les tensions dans les hanches et dans les épaules.

L'équipement

Idéalement, l'entreprise pour laquelle vous travaillez vous fournit tous les outils dont vous avez besoin (un ordinateur portable, un téléphone, un casque, etc.). Ainsi, vous aurez un accès au serveur de l’entreprise où tous les fichiers, vos contacts et les informations les plus importantes sont sauvegardés.

Un ordinateur portable a l'avantage de pouvoir être transporté ce qui vous permet aussi de changer souvent de position (nous parlerons plus tard de la bonne posture). Ainsi, vous pouvez vous asseoir sur le canapé pendant un certain temps, profiter du soleil sur le balcon ou dans le jardin en travaillant.

Pensez à utiliser une souris et un clavier sans fil. Si l'environnement dans lequel vous travaillez est bruyant, il est indispensable de porter un casque ou des écouteurs. Si vous devez assister à des réunions virtuelles, vous aurez également besoin d'un bon micro.

En fonction de votre travail, il pourrait être nécessaire d’avoir une imprimante et un scanner par exemple pour les partager avec votre équipe.

En outre, une source de lumière naturelle est la solution idéale, mais une lampe reste également indispensable si les nuages s’invitent ou à la nuit tombée. Les experts recommandent une lampe ayant entre 400 et 600 lux. Certaines lampes adaptent la lumière en fonction de votre activité (concentration, étude, relaxation, etc.).

2- Organisation des tâches et communication avec l’équipe

Maintenant que vous avez trouvé le bon endroit et que vous disposez du matériel nécessaire, il est temps de parler de l'organisation quotidienne de vos tâches et comment communiquer avec votre équipe.

Structurer vos journées

La première étape consiste à établir un plan de travail hebdomadaire : quels objectifs voulez-vous atteindre avant le week-end ? En les notant, il vous sera plus facile de fixer vos priorités afin de respecter les dates limites.

La deuxième étape consiste à diviser votre travail chaque jour. Il est encore mieux de réfléchir à l’avance au temps que vous voulez consacrer à chaque tâche individuelle.

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Communiquer avec votre équipe

L'un des plus grands avantages du smart working est que vous pourrez organiser vos horaires de travail (plus ou moins) en toute autonomie. Néanmoins, il est important d'assurer une bonne communication avec votre équipe.

 Dans de nombreuses entreprises, la communication avec les équipes est un élément fondamental du workflow. En télétravail, la communication est totalement différente d'une journée normale au bureau. Si vous avez une question ou une annonce à faire, vous ne pouvez pas simplement aller voir votre collègue et vous n’avez non plus l'occasion de le rencontrer par hasard dans la cuisine.

Pour que votre équipe puisse savoir quand vous êtes disponible, fixez des horaires de travail et partagez-les avec tous les collègues qui pourraient avoir besoin de prendre contact avec vous.

 Le télétravail exige de la transparence et de la confiance. Tant de la part des employés que de l'employeur : respectez les horaires de travail, participez aux appels vidéo, répondez aux e-mails et aux messages !

3- Atteindre les objectifs et travailler sans distractions

Le télétravail représente une grande opportunité en termes de concentration : il n'y a pas de réunions, pas de collègues qui vous posent des questions - vous pouvez simplement fermer votre chat pour vous consacrer entièrement à une tâche spécifique.

Mais même l'environnement familial n'est pas exempt de distractions. Pour résister à la tentation de faire une petite sieste ou de faire tourner une lessive, il est important de garder à l’esprit les aspects suivants :

Travailler efficacement

Tout d’abord, vous devez vous assurer que vous avez à portée de main tout ce dont vous avez besoin pour votre travail -Vous lever de votre chaise toutes les 5 minutes est contre-productif et réduira votre concentration !

Au début de chaque journée, il est important de déterminer vos tâches et les objectifs que vous souhaitez atteindre. Il est évident que des complications peuvent survenir qui peuvent entraîner des retards justifiés, mais le fait d’avoir une liste de vos tâches vous permettra de travailler plus efficacement.

Pour respecter votre planning pour la journée, aménager des plages horaires au moyen d’alarmes peut s’avérer être une bonne solution. Vous pouvez également définir des créneaux horaires pour travailler pendant une durée déterminée pour pouvoir vous concentrer mieux sur une tâche spécifique.

Comportez-vous exactement comme si vous étiez au bureau. Ne restez pas en pyjama, commencez et terminez votre travail en même temps qu’au bureau et faites une pause à heure fixe. Cela aidera non seulement à favoriser la concentration, mais permettre également à vos collègues de savoir plus facilement s’ils peuvent vous contacter et quand.

Travailler sans se laisser distraire

Les smartphones sont probablement la plus grande source de distractions, surtout lorsque vous pouvez consulter le vôtre quand bon vous semble. Essayez de réduire l’envie de consulter les notifications et les messages sur les réseaux sociaux en activant le mode silencieux de votre smartphone ou mieux encore, en le laissant dans une autre pièce.

À moins que vous ne viviez pas seul, la deuxième plus grande distraction vient de votre partenaire, de vos enfants, de vos colocataires, etc. Il est important d’expliquer aux personnes avec lesquelles vous vivez que, bien que vous soyez physiquement à la maison, vous travaillez et qu'elles devront respecter vos horaires de travail.

4- Le bien-être mental et physique

La sédentarité, l'impossibilité de quitter son domicile, la nécessité de rester dans un lieu qui combine vie privée à vie professionnelle - tous ces facteurs ont un impact sur votre état mental et physique.

Il est important de prendre des précautions pour protéger votre santé. 

Une posture correcte

Travailler plusieurs heures par jour en position assise peut provoquer des douleurs dorsales. C'est pourquoi la première chose à laquelle il faut prêter attention lorsque l'on télé-travaille est d'adopter une bonne posture :

Changer régulièrement de position. Assurez-vous que le haut de l'écran est à la hauteur de vos yeux et que le moniteur est incliné à 35°. Pour éviter de rester statique en position assise, vous pouvez utiliser un ballon de gymnastique, par exemple.

N'oubliez pas d'écouter votre corps. Notre horloge biologique peut nous dire quand il est temps nous arrêter et de faire une pause pour détendre corps et l'esprit.

Mangez un snack sain, sortez sur le balcon ou dans le jardin pour profiter des rayons de soleil, faites une sieste de 20 minutes, du yoga, du sport, etc. Le bien-être physique est indispensable pour votre bien-être mental.

Aérez votre pièce régulièrement pour faire entrer de l'oxygène et faites attention à l'humidité qui doit être entre 40 % et 60 %. En outre, il est important de désinfecter régulièrement le clavier et le souris de l’ordinateur.

Séparer vie privée et vie professionnelle

En télétravail, il est très probable que vous travailliez plus d’heures parce que vous avez tendance à travailler en fonction de vos ressources énergétiques plutôt que de respecter des horaires.

Pour éviter de vous surcharger de travail et pour votre propre bien-être mental, il est nécessaire de trouver un autre type de signal qui marque définitivement la fin de la journée de travail. Ainsi, ce marquera la frontière entre le travail et la vie privée.

Éteignez votre ordinateur portable, faites-vous un thé, faites le ménage, détendez-vous sur le canapé - faites quelque chose qui marque la fin de votre journée de travail.

5- Trois outils pratiques à utiliser en smart working

Pour rendre le smart working à la fois agréable et efficace, nous vous présenterons quelques outils pratiques dont vous aurez besoin.

Tous les outils que nous présenterons ci-dessous sont gratuits, vous pouvez y accéder facilement via votre compte Google.

S'organiser : Trello

Trello est une application de gestion des tâches pour un usage privé ou professionnel. Cet outil, c’est un peu la version numérique tableau blanc sur lequel on colle des post-its pouvant être déplacés dans des colonnes telles que"à faire", "en cours", "terminé", etc.

Chaque post-it indique qui est en charge. Vous avez également la possibilité d’insérer des notes, des étiquettes personnalisées, des pièces jointes et des dates limites.

Trello est un excellent outil pour avoir une vue d’ensemble de l’évolution de l’activité (personnelle ou de l’équipe) ce qui peut être très utile pour l’organisation du télétravail.

Communiquer : Slack

Slack est l'application de messagerie la plus utilisée par les entreprises. Il y a des chaîne publiques (par exemple pour l'ensemble de l'entreprise ou pour une équipe) et des chaînede conversation 1:1 que vous pouvez utiliser pour chatter avec vos collègues.

Slack peut également être utilisée pour des appels téléphoniques et des appels vidéo de 2 à 15 personnes. Il est également possible d’installer l’application sur votre smartphone pour être joignable partout.

Partager : Google Drive

Google Drive est un service de stockage cloud qui offre 15 Go gratuit pour chaque utilisateur. Vous pouvez l’utiliser pour créer des fichiers privés et pour ensuite les partager avec votre équipe.

Avec Google Drive, vous pouvez créer des documents texte, des présentations PowerPoint et des tableaux Excel qui seront stockés dans un cloud accessible depuis n'importe quel appareil (une connexion à votre compte Google suffira).

Google Drive montre les modifications apportées dans les documents en temps réel ce qui facilite les projets communs énormément, même en télétravail.

Conclusion

Le télétravail exige de la discipline et de la motivation. Par ailleurs, un environnement de travail ergonomique et une vraie structure offrent la possibilité de travailler de manière très efficace depuis chez vous.

Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous comment vous organisez votre télétravail ! 👇

Traduit et adapté de l'article original : La guida allo smart working: come lavorare efficacemente da casa