Comment améliorer la communication interne de votre entreprise ?

Une communication interne réussie encourage l'épanouissement des employés qui n’hésiteront pas à partager les mérites de votre entreprise et à vous faire une excellente publicité. A l’inverse, des salariés mécontents seront susceptibles de véhiculer une mauvaise image de votre société.  Dans cet article, nous allons nous pencher sur ce que signifie la communication interne, explorer les nouvelles tendances en communication interne et vous donner les conseils dont vous avez besoin pour stimuler les changements dans votre organisation.

Sommaire : 

1. Qu'est-ce que la communication interne ?

2.  5 tendances pour une communication interne réussie

3. Comment pouvez-vous améliorer la stratégie de communication interne de votre entreprise ?

1. Qu’est-ce que la communication interne ?

La communication interne représente toutes les actions menées au sein d’une entreprise dans le but d’interagir avec ses collaborateurs.

La communication interne a pour objectif de partager des informations sur l'entreprise afin que les employés puissent bien faire leur travail. Cela permet de garder les gens informés. L'objectif de la communication interne est d'assurer un flux d'informations efficace entre les départements et les collègues d'une organisation. Peu importe la structure hiérarchique de votre entreprise, la façon dont vous mettez en place la communication interne déterminera grandement la culture de votre entreprise. Une communication interne solide nourrit la culture d'entreprise et renforce l'engagement des employés. 

Les types de communication interne et les différents canaux 

 Les modes et la façon de travailler ont grandement évolué ces dernières années et surtout depuis la survenue de la pandémie de Covid-19. Par conséquent, il a été nécessaire pour les entreprises de varier les canaux de communication.

Quel que soit l'endroit où les employés travaillent et quelle que soit leur tâche, la communication interne fait le lien entre ceux qui travaillent en présentiel ou à distance. Partager des informations peut se faire verbalement ou électroniquement via des systèmes comme l'intranet d'entreprise. L'intérêt d'un intranet est qu'il est disponible 24h heures sur 24 et 7 jours sur 7 et que les employés y ont accès depuis n'importe quel endroit doté d'une connexion Internet. 

Il y a 5 sources importantes de communication interne : 

Par sources de communication interne, il faut comprendre ici toutes les personnes et médias qui sont à soit l’origine de la communication (émetteurs) et celles à qui elle est destinée (récepteurs).  

• Les dirigeants - ils diffusent des informations telles que les stratégies, les résultats d'entreprise, les informations internes et externes et d'autres informations générales importantes.  

• Les équipes – la communication s’effectue entre collègues travaillant ensemble pour atteindre le même objectif.  

• Le face à face - informer les individus sur les tâches et les situations.  

• Les collègues - conversations informelles entre collègues pour partager des informations.  

• Les ressources - Intranet, e-mail, les réseaux sociaux, messagerie, visioconférence, téléphone. 

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Voici 10 bonnes raisons qui mettent en évidence l'importance de la communication interne : 

#1 Améliorer le bien-être des employés  

Les entreprises peuvent utiliser la communication interne pour améliorer le bien-être des employés. Cela aide à conserver les collaborateurs parce que travailler pour une entreprise qui prend soin de ses employés envoie un message positif. La communication interne peut être utilisée pour promouvoir :

• Des événements d'entreprise  

• Une adhésion à un club sportif  

• Des boissons et des collations saines gratuites  

• Etc. 

Les avantages ou “benefits” proposés par l’entreprise doivent être diffusés via une communication interne efficace afin que les employés puissent en profiter pleinement. 

#2 Augmenter l'engagement et la productivité des employés  

Engagez des échanges de qualité dans votre organisation et rassemblez les leaders, les partenaires et les employés pour se concentrer sur des stratégies internes qui stimulent l'engagement et la productivité. Les employés doivent être encouragés à soumettre leurs idées et opinions.

Cela leur donne le sentiment d'être appréciés et entendus et les conduit à s’engager pour l’entreprise. Lorsque les employés sont activement impliqués, ils sont motivés à travailler plus dur et à fournir un travail de meilleure qualité. Ce type d’échanges ou conversations peut facilement être mis en place via des plateformes de communication interne. Il n'est pas nécessaire de perdre du temps avec des réunions interminables.  

#3 Communiquer un sentiment de solidarité et d’appartenance en temps de crise  

En temps de crise, la communication interne est un outil précieux. Communiquer rapidement et facilement avec les bonnes personnes dans l'organisation peut aider à réduire le stress et à accomplir des tâches plus rapidement. 

Un autre avantage de la communication interne en cas de crise est qu'elle peut aider à réduire les tensions ou fausses informations qui circulent dans l’entreprise. Rien ne se propage plus vite que les ragots de bureau. C’est pourquoi une communication précise de la part de la direction peut aider à prévenir les situations négatives. La réputation d'une organisation peut facilement être endommagée par des rumeurs sans fondement.  

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 #4 Partager les objectifs de l’entreprise 

L'un des meilleurs moyens de communiquer les objectifs de votre entreprise est d'utiliser votre plateforme de communication interne. Fournir un aperçu et expliquer vos buts à travers un flux d'informations cohérent aide les employés à se sentir bien informés et à être en mesure d'agir.

Un plan d'action clair ainsi que le partage de données visuelles met également en évidence la stratégie de l'entreprise afin que tout le monde dans une équipe ou un département ait une idée précise de la direction vers laquelle l'organisation se dirige.  

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#5 Diffuser les informations de manière efficace 

Un autre avantage de la communication interne est qu'elle apporte le bon message aux bonnes personnes. La technologie moderne permet à la plupart d'entre nous de se connecter à tout moment, en particulier au travail. Beaucoup d'employés ont accès à un intranet d'entreprise, ce qui leur permet de se connecter quand cela leur convient et de rester consulter les informations importantes concernant l’entreprise.

La mise en place d’une plateforme dédiée à la communication interne évite également aux employés d'avoir à envoyer et à lire des e-mails, des messages et des commentaires pendant des heures.  

#6 Favoriser l'action

Une communication interne de qualité favorise à la fois l'action interne et externe. Par exemple, elle peut donner aux employés l'autorisation d'exécuter une tâche, leur demander de communiquer avec les fournisseurs ou recueillir des avis à travers le nombre de likes pour un nouveau produit sur une page intranet. Il ne faut que quelques secondes pour transmettre clairement et efficacement une information.

Les gens sont plus enclins à réagir lorsqu'ils n'ont qu'à appuyer sur un bouton plutôt que de rédiger une longue réponse. Cela s'applique en particulier aux plus jeunes générations, qui ont grandi dans l'ère numérique. 

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#7 Permettre le changement

La technologie évolue rapidement. La concurrence est féroce et les entreprises doivent rester à la page pour réussir.

Pourquoi la communication interne est-elle importante dans ce contexte ?  

Parce qu'elle permet aux entreprises de réagir rapidement aux situations imprévues, climatiques et écologiques. Cela peut aller du supermarché qui baisse le prix du pain dans chaque magasin de l'État pour rivaliser avec la concurrence, à l'alerte des employés dans le secteur du tourisme en cas de mauvais temps. Une bonne communication interne peut faire la différence entre affronter une crise ou y être soumis. 

#8 Favoriser la transparence

Communiquer de façon transparente au sein de votre entreprise vous permet d’aligner vos équipes et de les accompagner dans l'établissement de priorités et la répartition des efforts.

Une communication interne claire dans l'environnement de travail permet aux employés de prendre conscience des délais et de mettre en place des calendriers pour les respecter. Une “Roadmap” (ou plan de route) permet ainsi d’avoir une vue d’ensemble sur un projet et de mieux intégrer l’importance de respecter les échéances.  

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#9 Renforcer l’image de votre marque 

Les employés qui se sentent bien informés deviennent les ambassadeurs les plus crédibles d'une entreprise, tandis qu'ils peuvent devenir les plus vifs critiques s'ils ne le font pas. La communication externe positive est la clé pour améliorer l’image d'une société.

Lorsque les employés parlent de l'entreprise et partagent des informations à travers les réseaux sociaux, ils deviennent ainsi des ambassadeurs. Cette forme de construction de marque peut influencer le succès d'une organisation et est le résultat d'une communication interne claire qui encourage les employés à partager des informations.

#10 Permettre une communication interculturelle et à l’échelle internationale 

L'importance de la communication dans le monde des affaires internationales est visible dans les entreprises internationales. Les employés peuvent travailler dans des fuseaux horaires différents et ont un laps de temps limité pour tenir des réunions vidéo ou des appels téléphoniques.

Une communication interne efficace promeut la compréhension, en particulier lorsque les gens parlent différentes langues. Il est également important de tenir compte des différences culturelles lorsque vous communiquez avec vos collègues provenant d’un autre pays. Le ton de la communication doit respecter les éventuelles différences culturelles dans les attitudes au travail, les comportements et les coutumes. 

2. 5 tendances pour une communication interne réussie 

#1 Influenceurs internes

Avec le développement technologique avancé et le fait que les réseaux sociaux jouent un rôle majeur dans nos vies, le marketing d’influence  n'est plus un concept étranger. La plupart d'entre nous sont familiers avec le terme influenceur, en particulier en matière de marketing.   

Les influenceurs internes sont relativement similaires, ils ont une audience différente, mais visent le même objectif, à savoir augmenter la sensibilisation et l'engagement. Les influenceurs internes sont considérés comme des personnes ayant la capacité d'être entendues et appréciées par d'autres collègues au sein de l'entreprise.  

Les influenceurs internes sont considérés comme essentiels pour une organisation afin d'impliquer activement les employés dans le processus de communication interne et de transmettre clairement l'idée d'entreprise. Il est important d'avoir des employés comme porte-parole et influenceurs de l'entreprise, car ils peuvent contribuer à la conception de la stratégie d'entreprise. 

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#2 Digitalisation

La technologie est un élément essentiel de toute entreprise, non seulement dans la production, mais aussi dans les moyens de communication. L'utilisation des médias numériques pour la communication interne entre différents départements d'une entreprise est maintenant un canal extrêmement important pour de nombreuses organisations. 

Depuis la pandémie, la plupart des entreprises des différents secteurs ont digitalisé leur façon de communiquer et de travailler. Ainsi, au lieu de réunions en face à face, ils utilisent des outils tels que Teams, Zoom, GoogleMeets, intranet, plateformes de médias sociaux, etc.  

#3 L’expérience employé

La notion de l'expérience employé n’est pas nouvelle. Les employés sont l'objet même de la communication ; ils sont le 'pourquoi' qui détermine l'histoire du succès futur. Reconnaître cela et défendre vos employés, avec des informations tangibles pour répondre à leurs attentes très personnelles, est essentiel pour renforcer la confiance et améliorer le bien-être au travail. Et la création d'un lieu de travail plus agréable augmente la productivité, diminue le taux d'absentéisme des employés et un renforce le bien-être général de l'organisation. 

#4 Environnement de travail plus agréable

Les employés d'aujourd'hui recherchent un environnement de travail agréable et un équilibre sain entre le travail et la vie privée. De nos jours, les employés préfèrent des avantages supplémentaires tels que des horaires de travail flexibles aux salaires plus élevés. Les organisations qui maîtrisent l'humour seront en mesure d'attirer et de conserver plus facilement leurs employés.  

L'humour est un moyen formidable de faire participer les employés et vous permet de transmettre des messages de manière plus légère. Si votre chatbot est conçu de manière amusante, vos clients en parleront et si votre intranet est une plateforme distrayante vos employés seront plus susceptibles de le consulter, de l'utiliser et d’y partager des choses.  

Cette tendance peut bénéficier les entreprises à tous les niveaux. L'humour crée une cohésion d'équipe forte et forge les liens entre les employés. En bref, rire au travail permet d'améliorer la productivité. 

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3. Comment pouvez-vous améliorer la stratégie de communication interne de votre entreprise ? 

Pour chaque organisation, quelle que soit sa taille, il est important d'avoir un plan de communication interne bien établi. Maintenant que nous avons parlé de la signification de la communication interne, et exploré les raisons pour lesquelles elle est importante pour votre entreprise.  Voyons comment améliorer la stratégie de communication interne de votre entreprise. Voici quelques étapes importantes à suivre : 

• Analysez la situation actuelle de votre entreprise : déterminez ce qui fonctionne bien en matière de communication et ce qui doit être amélioré. 

• Définissez des objectifs de communication : quels sont les avantages de la communication interne pour votre entreprise ? 

• Identifiez votre public : définissez des groupes par département, emplacement, compétences, génération, etc. Choisissez les catégories qui conviennent le mieux à votre entreprise.

• Déterminez vos missions principales : faites cela clairement, de sorte que tout le monde les comprenne. 

• Spécifiez vos tactiques et canaux de communication comme Gmail, Slack, Trello, etc. 

• Créez un calendrier de communication interne et mettez-le à jour. 

• Définissez des indicateurs de performance clés pour suivre les résultats : mesurer l'efficacité de la communication interne aide à déterminer les améliorations à court et à long terme.

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Conclusion 

La communication interne a une grande influence sur la productivité, l'expérience et l’engagement de vos employés. L'objectif est de mettre en place une stratégie de communication interne impliquant tous ceux qui font partie de l'organisation : le top management, les gestionnaires et les employés. Nous espérons que cet article vous sera utile et vous aidera à déterminer votre stratégie de communication internet. N'oubliez pas que les employés informés et engagés sont les meilleurs ambassadeurs de votre marque ! 

Traduit et adapté de l'article original : Kansrijke trends voor betere interne communicatie